DMS-Alternative zu ELO und DocuWare: Warum sich ein Blick auf Therefore lohnt

Passt Ihr DMS nicht mehr zu Ihren Prozessen oder Kosten? Erfahren Sie, warum Therefore DMS eine flexible, leistungsstarke Alternative zu Elo & DocuWare ist.

Wer sich im Mittelstand mit der Digitalisierung von Papierbergen, Aktenordnern und Freigabeprozessen beschäftigt, stößt bei der Recherche nach einem geeigneten Dokumentenmanagement System Anbieter fast zwangsläufig auf Marktgrößen wie ELO oder DocuWare. Beide Plattformen haben ihre absolute Berechtigung und gehören seit Jahren zu den etablierten DMS Lösungen im deutschsprachigen Raum.

Doch in der Praxis erleben wir bei Kappel & Dierolf immer wieder ähnliche Szenarien: Sie nutzen bereits ein DMS oder haben ELO und DocuWare in der engeren Auswahl, merken aber im Laufe der Zeit, dass das System nicht (mehr) optimal zu Ihren spezifischen Arbeitsabläufen passt. Sei es wegen veränderter IT-Strategien, komplexer Schnittstellen oder starrer Lizenz- und Kostenstrukturen.

Wenn Sie darüber nachdenken, Ihr DMS zu wechseln, oder gerade vor der Auswahl Ihres ersten Systems stehen, lohnt sich der Blick über den Tellerrand. Mit Therefore DMS gibt es eine leistungsstarke, flexible und extrem praxistaugliche Plattform für digitales Dokumenten- und Informationsmanagement, die viele Entscheider schlichtweg noch nicht auf dem Schirm haben.

Keine Software ist universell perfekt für jeden Betrieb. ELO und DocuWare sind hervorragende Systeme – doch die Anforderungen in Ihrem Unternehmen verändern sich dynamisch. Der Vergleich verschiedener Anbieter oder das Einholen einer Zweitmeinung wird meist dann Thema, wenn Sie im Arbeitsalltag an Grenzen stoßen:

• Ihre Prozesse haben sich verändert: Das bestehende DMS lässt sich nur mit hohem Aufwand an neue Geschäftsabläufe anpassen.
• Wunsch nach mehr Automatisierung: Papierbelege werden zwar digital abgelegt, aber echte digitale Workflows (wie automatisierte Rechnungsfreigaben) fehlen noch oder sind zu komplex aufgebaut.
• Neue Softwarelandschaften: Sie haben ein neues ERP-, CRM- oder Branchenprogramm eingeführt, das sich schwer an das bisherige DMS anbinden lässt.
• Mobiles Arbeiten & Homeoffice: Der Zugriff von unterwegs ist sperrig oder erfordert komplizierte Sonderlösungen.
• Veränderte IT-Strategie: Sie möchten von einem klassischen DMS On Premise in die Cloud wechseln – oder umgekehrt, um die volle Datenhoheit im eigenen Haus zu behalten.
• Wachstum & Kosten: Steigende Nutzerzahlen oder Dokumentenmengen führen bei manchen Anbietern zu unplanmäßig hohen Lizenz- und Folgekosten.

Bevor Sie sich für eine konkrete Software entscheiden, sollte der Blick stets auf Ihren individuellen Anforderungen liegen. Unabhängig vom Herstellernamen muss ein modernes Dokumentenmanagement-System folgende Kernkriterien erfüllen:

Zentrale und strukturierte Dokumentenverwaltung

Ob Eingangsrechnung, Lieferantenerklärung, E-Mail-Verkehr oder Personalakte: Alle Informationen sollten an einem zentralen Ort digital, revisionssicher und GoBD-konform abgelegt werden. Eine intelligente Suche muss Belege in Sekundenschnelle auffindbar machen.

Digitale und automatisierte Workflows

Ein reines „digitales Archiv“ reicht heute nicht mehr aus. Das DMS sollte Ihre Geschäftsprozesse aktiv steuern – von der automatischen Weiterleitung einer Eingangsrechnung an den Fachbereich über Vertretungsregelungen bis hin zur digitalen Unterschrift bei Verträgen.

Nahtlose Integration in Ihre bestehende Systeme

Ein DMS darf keine isolierte Dateninsel sein. Es muss tief in Ihre bestehende IT-Landschaft greifen – etwa über standardisierte Schnittstellen zu Microsoft 365, DATEV oder Ihrem ERP-System.

Flexibles Betriebsmodell

Ihre IT-Strategie gibt den Takt vor, nicht die Software. Das DMS sollte flexibel wählbar sein: als DMS On Premise auf eigenen Servern, als reine Cloud-Lösung oder im hybriden Modell.

Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit

Egal ob Sie mit fünf Arbeitsplätzen in einem Fachbereich starten oder später das gesamte Unternehmen anbinden möchten: Das System muss reibungslos mitwachsen.

Genau an dieser Stelle kommt Therefore ins Spiel. Standardmäßig vom Technologiekonzern Canon entwickelt, ist Therefore eine weltweit erprobte Informationsplattform, die weit mehr ist als eine bloße Ablage.

Aus unseren zahlreichen Kundenprojekten wissen wir: Therefore überzeugt im Mittelstand vor allem durch seine enorme Flexibilität, intuitive Bedienbarkeit und hervorragende Integrationsfähigkeit.

So deckt Therefore Dokumentenmanagement die wichtigsten Anforderungen in der Praxis ab:

Dokumente zentral verwalten und schnell finden

Therefore organisiert Informationen in übersichtlichen, logischen Strukturen. Dank intelligenter Indexierung und Volltextsuche finden Ihre Mitarbeiter Verträge, Lieferscheine oder E-Mails in Sekunden – direkt aus ihren gewohnten Programmen heraus.

Geschäftsprozesse mit Workflows digitalisieren

Mit dem integrierten Workflow-Designer von Therefore lassen sich dokumentenbasierte Prozesse flexibel per Drag-and-Drop grafisch modellieren. Ob mehrstufige Rechnungsfreigaben, Qualitätsprüfungen oder Urlaubsanträge: Arbeitsabläufe werden transparent, nachvollziehbar und deutlich schneller.

Therefore in bestehende IT-Systeme integrieren

Eine der größten Stärken von Therefore ist die Schnittstellenkompetenz. Die Lösung fügt sich nahtlos in Microsoft-Umgebungen (Outlook, Teams, SharePoint), gängige ERP-Systeme (z. B. SAP, Microsoft Dynamics, Navision) sowie DATEV ein. Sie können Dokumente direkt aus Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus ablegen oder aufrufen.

Cloud oder On-Premises

Sie entscheiden, wo Ihre Daten liegen. Therefore bietet maximale Freiheit: Nutzen Sie Therefore Online als sichere Cloud-Lösung oder betreiben Sie Therefore On Premise lokal auf Ihren eigenen Servern im Unternehmen. Auch ein späterer Wechsel ist problemlos möglich.

Mobiler Zugriff und ortsunabhängiges Arbeiten

Über die Mobile App oder das Webportal haben Ihre Mitarbeiter auch unterwegs oder im Homeoffice vollen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und können Freigabeworkflows direkt auf dem Smartphone oder Tablet erledigen.

Wenn Sie vor der Abwägung stehen: ELO oder DocuWare – oder eben doch Therefore? Dann gibt es keine pauschale Antwort. Alle drei Systeme sind leistungsstarke Werkzeuge. Die Frage ist nie, welche Software die universell „beste“ am Markt ist, sondern welche Lösung am besten zu Ihren spezifischen Abläufen und Ihrer IT-Infrastruktur passt.

Hinterfragen Sie bei Ihrer Entscheidung folgende Punkte:

1. Welche konkreten Prozesse möchten Sie digitalisieren? (z. B. nur Rechnungsprüfung oder vollständige digitale Personal- und Vertragsakten?)
2. Welche Kernsysteme müssen angebunden werden? (Welches ERP/CRM ist im Einsatz und wie offen sind die Schnittstellen?)
3. Wie sieht Ihre IT-Strategie aus? (Bevorzugen Sie Cloud, On-Premise oder Hybrid?)
4. Wie flexibel muss das System bei Anpassungen sein? (Können interne Administratoren kleine Workflow-Änderungen selbst vornehmen oder benötigen Sie für jeden Klick den Hersteller?)
5. Wie hoch ist der Schulungsaufwand für das Team? (Wird die Oberfläche von Ihren Mitarbeitern als intuitiv empfunden?)

Die beste DMS-Software nützt wenig, wenn sie am Arbeitsalltag der Anwender vorbeikonfiguriert wird. Ein DMS-Projekt ist kein reines IT-Projekt, sondern eine Optimierung von Arbeitsweisen. Deshalb entscheidet am Ende nicht nur die Software, sondern vor allem der Partner, der sie einführt.

Als zertifiziertes Solutions Centre Therefore Partner unterstützt Kappel & Dierolf Sie herstellerunabhängig und ganzheitlich:

• Analyse & Beratung: Wir schauen uns Ihre bestehenden Papier- und Digitalprozesse genau an, identifizieren Störfaktoren und definieren das Ziel.
• Praxisnahes Konzept: Wir gestalten die Ablage- und Workflow-Strukturen maßgeschneidert auf Ihre betrieblichen Anforderungen.
• Implementierung & Schnittstellen: Wir binden Therefore nahtlos an Ihre bestehende Softwarelandschaft (ERP, CRM, DATEV) an.
• Anwenderschulung: Wir nehmen Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit, damit das neue System vom ersten Tag an gerne genutzt wird.
• Persönlicher Support: Wir bleiben auch nach dem Go-Live an Ihrer Seite – mit festen Ansprechpartnern aus der Region und ohne anonyme Callcenter.

Wie die Umstellung auf Therefore im Arbeitsalltag gelingt, zeigt das Praxisbeispiel der GL GmbH.

Um die wachsende Beleg- und Papierflut zu stoppen, setzte das Unternehmen auf den modularen Ausbau von Therefore – von der zentralen Archivierung bis hin zur aktiven Prozesssteuerung. Durch die nahtlose Anbindung an das bestehende SAGE-Warenwirtschaftssystem sowie die Integration in die IT-Infrastruktur profitieren die Mitarbeiter von deutlich schnelleren Durchlaufzeiten, voller Transparenz und ortsunabhängigem Arbeiten.

ELO und DocuWare sind etablierte Platzhirsche – doch wer heute auf der Suche nach einer flexiblen, hochintegrativen und zukunftssicheren DocuWare Alternative oder ELO Alternative ist, sollte Therefore unbedingt in die Evaluierung einbeziehen. Oft punktet Therefore genau dort, wo andere Systeme zu starr oder im Projektaufwand zu komplex werden.

Möchten Sie wissen, ob Therefore zu Ihren Prozessen und Ihrer IT-Landschaft passt? Oder nutzen Sie bereits ein DMS und möchten prüfen, wie ein Wechsel reibungslos gelingt?

Lassen Sie uns gemeinsam hinschauen: Die Experten von Kappel & Dierolf analysieren Ihre bestehenden Dokumentenprozesse unverbindlich und zeigen Ihnen transparent auf, wie Sie Ihre Abläufe mit Therefore digitalisieren und automatisieren können.