E-Rechnung im Unternehmen: So gelingt die Umstellung

Die gesetzliche E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich verändert die Rechnungsverarbeitung grundlegend. Erfahren Sie, worauf es jetzt ankommt und wie Sie Ihre Buchhaltung rechtssicher und effizient aufstellen.

Die gesetzlichen Vorgaben rund um die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich verändern schrittweise, wie Unternehmen in Deutschland Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden. Dabei geht es längst nicht mehr nur darum, ein neues Rechnungsformat zu akzeptieren. Die eigentliche Aufgabe liegt darin, die eigenen internen Abläufe frühzeitig auf die neuen Standards vorzubereiten.

Doch was gilt bereits, welche Übergangsregelungen und Fristen sind für Rechnungsempfänger relevant und wo besteht im Betrieb jetzt konkreter Handlungsbedarf?

Ein weit verbreiteter Irrtum: Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird, ist keine elektronische Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Definition. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte Rechnungsdaten, die in einem elektronischen Format vorliegen und vollständig maschinenlesbar sind. EDV-Systeme können die Daten automatisch auslesen und ohne manuelles Abtippen direkt weiterverarbeiten.

In Deutschland haben sich vor allem zwei Formate etabliert:

• XRechnung: Ein reines XML-Datenformat für die automatisierte Verarbeitung im System. Visuell für das menschliche Auge ohne Hilfsmittel nicht lesbar.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine sichtbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Mensch und Maschine nutzen dieselbe Datei.

Die stufenweise Einführung der E-Rechnung im B2B Bereich stellt sicher, dass Betriebe Zeit für die Anpassung haben. Dennoch gilt: Empfangsbereit muss seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich jedes inländische Unternehmen sein.

Für das Ausstellen von E-Rechnungen bei der Rechnungsverarbeitung gelten folgende gestaffelte Termine:

• Seit 1. Januar 2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für alle B2B-Umsätze. Für den Versand gelten Übergangsfristen.
• Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum E-Rechnungsversand für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
• Ab 1. Januar 2028: Verbindliche E-Rechnungspflicht für nahezu alle Betriebe im B2B-Bereich ohne Ausnahmen.

Eine einfache E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang reicht langfristig nicht aus. Prüfen Sie Ihre Software-Infrastruktur auf folgende Punkte:

• Kann Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System strukturierte Rechnungsdaten im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format importieren und verarbeiten?
• Ist Ihre Anwendung in der Lage, E-Rechnungen nach EN 16931 zu erstellen, validieren und versenden?
• Bestehen saubere Schnittstellen zur Übermittlung der Daten zwischen Rechnungseingang, Freigabe und Archiv?

Die E-Rechnung umstellen ist kein reines IT-Projekt – es betrifft die Organisation im gesamten Betrieb:

• Eingangskanäle bündeln: Richten Sie eine zentrale, eindeutige E-Mail-Adresse für den Rechnungsdaten-Empfang ein.
• Freigabeprozesse digitalisieren: Nutzen Sie digitale Workflows zur sachlichen Prüfung, um Durchlaufzeiten drastisch zu verkürzen.
• GoBD-konforme Archivierung: GoBD-Vorgaben verlangen, dass strukturierte Rechnungsdaten unveränderbar und jederzeit lesbar aufbewahrt werden. Eine normale Ordnerstruktur auf dem Server reicht gesetzlich nicht aus.

Die rechtlichen Vorgaben ändern sich – Kappel & Dierolf macht Ihr Unternehmen startklar. Um E-Rechnungspflicht und Digitalisierung gewinnbringend zu verknüpfen, setzen wir auf praxistaugliche Gesamtlösungen und begleiten Sie Schritt für Schritt:

• Smarte Plattform-Anbindung mit Ricoh IDX: Über unsere Lösung Ricoh IDX verarbeiten Sie mühelos alle deutschen, europäischen und weltweiten E-Rechnungsformate. Über den integrierten Druckertreiber erstellen Sie E-Rechnungen direkt aus Ihren bestehenden Programmen und binden weltweite E-Rechnungsplattformen (wie Peppol) nahtlos an.
• Perfekte Schnittstellen: Ob Übergabe an DATEV Unternehmen Online, Ihr ERP-System oder die GoBD-konforme Archivierung im Therefore™ DMS – Ihre Daten fließen ohne Medienbrüche und manuelle Abtippfehler.
• Klare Roadmap von der Analyse bis zum Partner-Netzwerk: Wir analysieren Ihre Ist-Situation, implementieren die passende Software inkl. automationsfähiger Cloud-Updates und binden Ihre Geschäftspartner aktiv ein.

Das Ergebnis: Bis zu 50 % Zeitersparnis bei der Belegverarbeitung und maximale Rechtssicherheit.

Die verpflichtende Einführung bedeutet zwar im ersten Schritt einen Umstellungsaufwand, bietet langfristig aber enormes Potenzial. Wer seine Workflows jetzt anpasst, profitiert von schnellen Durchlaufzeiten, reduzierten Fehlerquoten und einer schlanken Buchhaltung.

Der Schlüssel liegt darin, das Thema nicht vor sich herzuschieben, sondern Systeme und Prozesse mit einem erfahrenen Partner rechtzeitig fit für die Zukunft zu machen.

Sie möchten wissen, was genau für Ihr Unternehmen gilt und wie die konkrete Umsetzung reibungslos gelingt?

Auf unserem Digitalforum 2026 am 21. Oktober 2026 beleuchten wir das Thema E-Rechnung kompakt und praxisnah. Aber das ist noch nicht alles: Erleben Sie einen inspirierenden Gesamtblick auf die digitale Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens – unter anderem mit einer spektakulären Live-Hacking-Demo zum Thema IT-Security sowie Impulsen zu Künstlicher Intelligenz (KD Intelligence), Microsoft 365 und der Windows-Druckerumstellung.