Digitalisierungsworkflows für Produktion, Service und QM.
Die Arbeitsabläufe aus Produktion und Administration verschmelzen und erfordern eine hohe Transparenz. Gemeinsam mit Kappel & Dierolf gelang die Abbildung digitaler Workflows über Therefore.
Kunde: GL GmbH
Branche: Metall- und Werkstatttechnik
Lösung: Therefore Business Edition & IRIS Extract
Kunde: GL GmbH
Branche: Metall- und Werkstatttechnik
Lösung: Therefore Business Edition & IRIS Extract
Herausforderung
Von der Poststelle zur Prozesszentrale:
Ein Archivsystem musste wachsen.
Die GL GmbH sah sich mit steigendem Dokumentenaufkommen und dem Wunsch nach mehr Transparenz konfrontiert.
Papierflut
Rechnungen gingen überwiegend postalisch ein, was manuelle Prozesse und Verzögerungen verursachte.
Systemgrenzen
Die vorhandene Therefore Workgroup Edition (2014 als reines Archivsystem installiert) bot nicht die notwendige Flexibilität für komplexe Digitalisierungsworkflows.
Ziel
Das Archivsystem musste schnell in die Lage versetzt werden, nicht nur Dokumente abzulegen, sondern den gesamten Workflow (Rechnungen, QM, Service) digital zu steuern.
Lösung
Modularer Ausbau:
Von der Archivierung zur Prozesssteuerung.
Kappel & Dierolf entwickelte die Lösung auf Basis des modularen Therefore-Systems stufenweise weiter:
Upgrade & Flexibilität
Die Therefore Workgroup Edition wurde auf die Therefore Business Edition erweitert, was eine unbegrenzte Anzahl von Digitalisierungsworkflows ermöglichte.
Automatisierte Erfassung
Eingehende Dokumente (E-Mail und Papier) werden mit der konfigurierten IRIS Extract verarbeitet. Das Tool fungiert als automatische Volltexterkennung, liest alle relevanten Informationen aus und startet den digitalen Prozess automatisch.
Prozess-Integration
Heute deckt Therefore zusammen mit IRIS Extract nicht nur den klassischen Rechnungsworkflow ab, sondern unterstützt das Qualitätsmanagement, den Service und die Fertigungsprozesse.
„Mit Therefore haben wir die gesteckten Ziele bei der Bearbeitung eingehender Dokumente erreicht. Weiter ist es uns gelungen, zusätzliche Prozesse, welche weit über die normalen Büroanwendungen hinausgehen, zu implementieren. Beeindruckend war die Implementierung von Therefore in die bestehende IT-Infrastruktur, wie in unserem Fall der Datenaustausch mit dem Warenwirtschaftssystem von SAGE. Hier konnten wir auf die Beratung und den reichen Erfahrungsschatz der Mitarbeiter von Kappel & Dierolf GmbH & Co KG zurückgreifen.“
Sandro Schüppel
Projektleiter
Nutzen
Wesentlich schneller:
Transparenz in jedem Arbeitsschritt.
Geschwindigkeitsvorteil
Die GL GmbH ist in der Bearbeitung ihrer Dokumente wesentlich schneller und kann Kunden stets in hoher Präzision und Geschwindigkeit Auskunft erteilen.
Prozess-Transparenz
Hohe Transparenz der Dokumentation von Prozessabläufen (z.B. Wareneingang, Warenausgang) dank digitaler Abbildung.
Home-Office-Gewinn
Mitarbeitende profitieren von den implementierten Lösungen Therefore und IRIS durch die zunehmende Tätigkeit im Home-Office, mehr als erwartet.
