Schritt für Schritt zur papierlosen Buchhaltung.
Über 50 Jahre Wachstum führten zu einer massiven Papierflut. MTS vertraute auf Kappel & Dierolf, um die Transformation von Papier auf digitale Daten erfolgreich zu realisieren.
Kunde: Metalltechnik Schmidt GmbH & Co. KG
Branche: Gießereitechnik
Lösung: Canon MFP & Therefore Online
Kunde: Metalltechnik Schmidt GmbH & Co. KG
Branche: Gießereitechnik
Lösung: Canon MFP & Therefore Online
Herausforderung
Das Mammutprojekt:
Papierflut, hoher Suchaufwand, keine Zeit.
MTS sah sich mit einem Problem konfrontiert, das viele wachsende Mittelständler kennen: Die Dokumentenmenge explodierte.
Ressourcenfresser
Aktenordner mit Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheinen belegten große Ablageflächen.
Zeitverschwendung
Der Aufwand, bestimmte Dokumente zu finden, verbrauchte regelmäßig viel Zeit und Ressourcen.
Startschwierigkeit
Die große Frage war: Wo anfangen, um das Projekt im Tagesgeschäft realisieren zu können?
Lösung
Veränderung mit den Mitarbeitern:
Workshops als Schlüssel zum Erfolg.
Kappel & Dierolf setzte auf eine behutsame, stufenweise Vorgehensweise und intensive Workshops mit der Belegschaft, um Akzeptanz zu schaffen.
Stufenweiser Rollout
Man startete mit einem vergleichsweise überschaubaren Arbeitsbereich: der Digitalisierung der Lieferscheine (mit Canon-MFP und Therefore Online).
Digitale Erfassung
Eingehende Dokumente werden nun direkt über ein Canon-MFP eingelesen und fließen über eine Schnittstelle in die Therefore-Software. Informationen wie Datum oder Nummer liest das Tool automatisch aus.
Prozess-Integration
Nachdem die Lieferscheine liefen, folgte die Umstellung der Eingangsrechnungen und des Vertriebs (von Akquise bis Auftragsbestätigung).
„Die Entscheidungsfreiheit, Prozesse nach den Wünschen derjenigen zu verändern, die täglich mit ihnen arbeiten, trug viel zum Gelingen des Digitalisierungsprojekts bei.“
Fabian Mayer-Rackow
Leiter Einkauf bei Metalltechnik Schmidt
Nutzen
Akzeptanz maximiert:
Fehlerquote gesenkt, Flexibilität gewonnen.
Fehlerreduktion
Manuelle Schritte und die mehrfache Ablage von Dokumenten sind obsolet geworden – das senkt die Fehlerquote.
Transparenz
Jeder berechtigte Beschäftigte kann den Status eines Auftrags einsehen und Aufgaben von Kollegen übernehmen.
Verschlankung
Für komplexe Prozesse (z.B. Schrotteingangsrechnungen, die früher drei Dokumente erforderten) werden nun alle Daten eines Auftrags in Therefore zusammengeführt und sind auf einen Blick erkennbar.
