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Ein deutlich reduziertes Seitenvolumen, mehr Sicherheit und ein effizienterer Workflow: Die analogen Zeiten sollten bei der Mader GmbH & Co. KG endgültig der Vergangenheit angehören. Anstelle von Papierbergen und manueller Dokumentenverteilung trat die Hard- und Softwarelösung Therefore von Canon, mit denen sich das Papieraufkommen um rund 90 Prozent reduzieren und das Dokumentenmanagement optimieren ließ.

Schluss mit dem analogen Dokumentenmanagement: Der Umzug in neue Räumlichkeiten war bei der Mader GmbH & Co. KG die Gelegenheit, die analogen Zeiten hinter sich zu lassen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Leinfelden-Echterdingen bietet Produkte und Dienstleistungen entlang des gesamten Druckluftsystems mit dem Fokus auf die bestmögliche Energieeffizienz. Vor dem Standortwechsel war der Eingangsrechnungs-Workflow praktisch vollständig analog organisiert: Die Dokumente wurden in Papierform in einer Mappe gesammelt, manuell verteilt und Freigaben persönlich eingeholt. „Das war umständlich, unsicher und ineffizient“, erinnert sich Geschäftsführerin Stefanie Kästle. Auch unnötige Ausdrucke waren ein Schmerzpunkt: „Es lagen beispielsweise häufig nicht abgeholte Dokumente an den Druckern. Abgesehen von der Papierverschwendung ließen sich etwaige sensible Daten einfach auslesen.“

Dokumentenmanagement-Lösung für hohe Volumina

Im Hause Mader werden jährlich rund 12.000 Seiten verarbeitet. Bei einem solchen hohen Volumen ist ein reibungsloser Workflow unverzichtbar. Die Frage, in welchen Bereichen des Dokumentenmanagements digitale Lösungen den Workflow effizienter gestalten können, war somit dringend – und wurde auch Kappel & Dierolf gestellt. Mit dem Systemhaus aus Wendlingen arbeitet Mader bereits seit vielen Jahren zusammen. So besprach man auch passende Lösungen für die Digitalisierung der Dokumentenverarbeitung.

Die Anforderungen waren klar gesteckt: Es sollte ein möglichst hoher Automatisierungsgrad erreicht werden, Hard- und Software sollten einfach zu bedienen sein und sich reibungslos mit dem vorhandenen ERP- System Microsoft Navision verknüpfen lassen. Nicht am neuen Standort einziehen sollten dagegen die großen Aktenschränke und die enormen Mengen archivierter Papierdokumente.

Dokumentenmanagement mit Canon Therefore

Damit die Transformation des Dokumentenmanagements reibungslos gelingt und alle gestellten Anforderungen erfüllt werden, stand im Vorfeld des Projekts ein Workshop mit den Experten von Kappel & Dierolf sowie den Verantwortlichen im Hause Mader auf dem Programm. Das Projektteam definierte den Umfang der Lösung sowie aller Workflows, die es abzubilden galt. „Bereits nach dem Workshop stand eine gute Lösung fest“, berichtet Rosario De Caro, Leiter Vertrieb IT & DMS bei Kappel & Dierolf. Es folgte eine einwöchige Testphase, die auch dem Feintuning galt: Kleine Herausforderungen im Umgang mit der Software und der Hardware ließen sich aufdecken und lösen. „Dabei handelte es sich um Details, die erst bei der Nutzung auffallen“, erinnert sich De Caro. „Gravierende Nacharbeiten waren dank umfangreicher Planung im Vorfeld nicht notwendig“.

Das Herz des digitalen Dokumenten-Workflows bei Mader stellte das Dokumentenmanagement-System Therefore dar. Die Lösung von Canon erlaubt einen einfachen und sicheren Zugriff auf sämtliche Vorgänge, darunter auch eine ausgeklügelte Zugriffskontrolle. Diese erwies sich als deutlicher Pluspunkt in Sachen Sicherheit: Durch das Berechtigungskonzept und den hinterlegten Workflow haben nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf für sie relevante Daten.

Neue Scanner sollten den Umstieg und den alltäglichen Umgang mit dem Dokumentenmanagement komfortabler machen. Die Entscheidung fiel auf Canon ScanFront 400-Geräte. Die Hardware erwies sich als optimal für die Bedürfnisse bei Mader: Die Scanner sind netzwerkfähig und mit einer Leistung von bis zu 45 Seiten pro Minute und 6.000 Scans am Tag ideal für hohe Volumina. Zeitgleich wurde ein neues, sicheres Druckkonzept eingeführt: Zentrale Printer in den Abteilungen lassen sich nun per Chip bedienen: Nur wer sich mit seinem Chip an der Hardware anmeldet, erhält sein Dokument ausgedruckt.

Im Livebetrieb stellte sich heraus, dass eine automatische Indexierung der Eingangsrechnungen den Workflow noch stärker beschleunigen würde. Gesagt, getan: Kappel & Dierolf implementierten das Therefore-Modul Smart Capture. Es erfasst Rechnungsdaten wie Zahlungsbedingungen und Kreditoren automatisch. Eingabefehler kommen so praktisch nicht mehr vor und das Tool beschleunigt die gesamte Rechnungsverarbeitung.

“Dank einer ausführlichen Planung im Vorfeld ließ sich die neue Lösung reibungslos installieren. Nacharbeiten waren somit kaum notwendig.”
Rosario De Caro, Leiter Vertrieb IT & DMS bei Kappel & Dierolf

Maximale Transparenz

Die neue Dokumentenmanagement-Lösung ist aktuell in der Personalabteilung sowie im Finanz- und Rechnungswesen bei Mader im Einsatz. Analoge Dokumente erfasst ein Mitarbeiter über die Canon-Scanner, lässt sie in das Therefore-DMS einfließen, wo sie zur Freigabe bei den zuständigen Personen landen. Überwiegend handelt es sich dabei um DIN-A4-Papiere, teilweise beidseitig. „Wir profitieren nicht nur von einer deutlich schnelleren Dokumentenverarbeitung“, erläutert Kästle, „es ist auch maximale Transparenz gewährleistet. In Therefore sehen alle Beteiligten, wo sich welche Unterlagen gerade befinden sowie den aktuellen Bearbeitungsstatus.“

Sowohl die Hard- als auch die DM-Software ließen sich reibungslos mit dem vorhandenen ERP-System Microsoft Navision koppeln. Kästle betont zudem den schnellen und kompetenten Support von Kappel & Dierolf: „Die Systeme müssen vor allem in der Finanzbuchhaltung einfach funktionieren, denn ohne sie ist praktisch keine Arbeit möglich. Sollte es im Betrieb einmal haken, ist der Support schnell zur Stelle und die Systeme laufen sehr rasch wieder.“

Neues Dokumentenmanagement: hohe Akzeptanz

Die Mitarbeiter im Hause Mader lernten die digitale Workflow-Welt schnell zu schätzen. „Neue, jüngere Beschäftigte sind digitale Dokumentenverarbeitung ohnehin gewohnt“, erläutert Kästle, „Die Arbeitserleichterung dank des hohen Automatisierungsgrads bemerken allerdings alle.“ Das Feedback zur neuen Lösung ist durchweg positiv: Die Workflows ließen sich im Vergleich zu analogen Zeiten erheblich verkürzen. Alle relevanten Daten wie Rechnungen oder Personaldaten sind auf einen Blick erkennbar – und zwar dank einfach zu vergebender Berechtigungen nur von autorisierten Mitarbeitern.

Einen Haken kann Mader auch an die Anforderung setzen, das Papieraufkommen zu senken. Das Volumen von 12.000 Seiten im Jahr umfasst mittlerweile nur noch rund zehn Prozent Papierdokumente. Der Großteil geht bereits digital bei Mader ein, wird mit Therefore revisionssicher archiviert, an die zuständige Abteilung weitergeleitet und weiterverarbeitet.

Auf dem aktuellen Stand

Dass die Lösung stets auf dem aktuellen Stand bleibt, stellt Kappel & Dierolf sicher: Einmal jährlich setzt man sich mit den Verantwortlichen bei Mader zusammen und bespricht, ob neue Funktionen, Dokumentenkategorien oder Anpassungen notwendig sind. Dass Canon Therefore in der Regel einmal jährlich updatet und neue Features integriert werden, trägt ebenfalls einen wichtigen Teil zur stetigen Verbesserung bei Mader bei. „Das Projekt ist für uns nicht zuletzt ein Vorbild für weitere Transformationen bei anderen Kunden“, betont De Caro. „Dabei erfolgte die Planung und Umsetzung vollständig mit eigens ausgebildetem Personal aus unserem Hause.“ Bei Mader steht die Ausweitung der digitalen Dokumenten-Workflows bereits in den Startlöchern: Die Automatisierung der Bestelleingänge ist in Planung.

Text/Quelle: Dokumentenmanagement: Adé Papier, hallo Digitalisierung! – Facts Magazin (facts-magazin.de)