Dokumentenmanagement - Anwenderbericht
Am Standort Frickenhausen geben hochmotivierte Mitarbeiter täglich ihr Bestes im Bereich Engineering, Prototyping, Blechfertigung und Montage. Kernkompetenzen wie Laserschneiden, Kanten und Schweißen stehen nicht nur für den eigenen Geräte- und Werkzeugbau, sondern auch kosteneffizient als Auftragsleistung zur Verfügung.
Mit Einfühlungsvermögen für Ihre Anforderungen und Arbeitsabläufe entwickelt die GL GmbH maßgeschneiderte Lösungen, realisiert Prototypen und fertigt zuverlässig nach Kundenvorgaben.
Dies gilt nicht nur in der Produktion, sondern auch in der Administration. Die Arbeitsabläufe aus Produktion und Administration verschmelzen immer mehr und erfordern eine hohe Transparenz.
GL hat zusammen mit Kappel & Dierolf GmbH & Co KG die Arbeitsabläufe in Produktion, Service und Administration analysiert und diese mit digitalen Workflows über Therefore abgebildet.
Herausforderung
Die GL GmbH beschäftigt am Standort Frickenhausen 57 Mitarbeiter. „Rechnungen gingen in der Vergangenheit überwiegend postalisch ein,“ schildert Sandro Schüppel, Leiter des Digitalisierungsprojekts bei der GL GmbH. Eine Therefore Workgroup Edition mit 5 Benutzern wurde 2014 als Archivsystem zur Ablage von Dokumenten installiert. Die Entscheidung fiel unter anderem auf Therefore, da Therefore als modulares System mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen kann. Mit dem Arbeiten in Therefore kamen sehr schnell weitere Anforderungen hinzu. So war es für die GL GmbH schnell klar, in die bestehende Therefore Lösung, Digitalisierungsworkflows zu integrieren. „Bei der Einführung kam uns entgegen, dass nahezu kein weiterer Schulungsbedarf für unsere Mitarbeiter notwendig war,“ so Herr Schüppel. Eingehende Rechnungen, sowohl als eMail aber auch auf Papier, werden mit der von Kappel & Dierolf GmbH & Co KG gelieferten und konfigurierten IRIS Extract verarbeitet.
IRIS Extract fungiert hier als automatische Volltexterkennung für elektronische und papiergebundene Dokumente, welche die für die Weiterverarbeitung erforderlichen Informationen aus dem Dokument liest und dadurch den digitalen Prozess automatisch startet.
Lösung
Die Einstiegslösung Therefore Workgroup Edition wurde knapp zwei Jahre später auf die Therefore Business Edition erweitert. Das Lizenzmodel wurde von Namend User auf einen Mix Namend / Concurrent / Read Only User umgestellt. Dies erlaubt eine unbegrenzte Anzahl von Digitalisierungsworkflows. Hier zeigte sich Kappel & Dierolf GmbH & Co KG zusammen mit Therefore sehr kooperativ, indem vorhandene Lizenzen weiter benutzt werden konnten, bzw. Namend User Lizenzen in Concurrent User Lizenzen gewandelt wurden. Heute deckt Therefore zusammen mit IRIS Extract nicht nur den klassischen Rechnungsworkflow ab, sondern unterstützt das Qualitätsmanagement, den Service, Fertigungsprozesse, Warenein- und Warenausgang und die Kommunikation mit Kunden bei der GL GmbH.
Die Therefore App für mobile Endgeräte (Tablets, Smartphones) nützt die GL GmbH zum Erstellen von Fotos, welche dann den Servicedokumenten zur Visualisierung angehängt werden.
„Mit Therefore haben wir die gesteckten Ziele bei der Bearbeitung eingehender Dokumente (Rechnungen, Lieferscheine, Service Dokumente, Produktion, Dokumentation u. v. m.) erreicht. Weiter ist es uns gelungen, zusätzliche Prozesse, welche weit über die normalen Büroanwendungen hinausgehen, zu implementieren. Beeindruckend war die Implementierung von Therefore in die bestehende IT-Infrastruktur, wie in unserem Fall der Datenaustausch mit dem Warenwirtschaftssystem von SAGE. Hier konnten wir auf die Beratung und den reichen Erfahrungsschatz der Mitarbeiter von Kappel & Dierolf GmbH & Co KG zurückgreifen,“
Nutzen
Die GL GmbH Metall- und Werkstattechnik ist heute in der Bearbeitung ihrer Dokumente wesentlich schneller, aufgrund einer hohen Transparenz der Dokumentation von Prozessabläufen. Für die Kunden ist GL stets in einer hohen Präzision und Geschwindigkeit auskunftsbereit. Zudem profitieren die Mitarbeiter von GL, in Zeiten von zunehmender Tätigkeit im Home-Office, von den implementierten Lösungen Therefore und IRIS, noch mehr als zuvor erwartet worden war.